Tykocin 18.04.2019

RO.271.1.10.2019

Gmina Tykocin

1. 11 Listopada 8,

16-080 Tykocin

NIP 9661773554

Zapytanie ofertowe

Gmina Tykocin w imieniu której działa burmistrz Mariusz Dudziński, zaprasza do złożenia oferty cenowej na wykonanie zamówienia, którego wartość nie przekracza wyrażonej  w złotych równowartości kwoty 30 000 EURO, pn. „Zarządzanie projektem” zgodnie z Umową  o powierzenie grantu w ramach Programu Operacyjnego Polska Cyfrowa na lata 2014 – 2020, Oś priorytetowa III: Cyfrowe kompetencje społeczeństwa, Działanie 3.1: Działania szkoleniowe na rzecz rozwoju kompetencji cyfrowych, dotyczącą realizacji projektu grantowego pn. „Kompetencje cyfrowe drogą do sukcesu”.

Ze względu na wartość zamówienia, nieprzekraczającą 30 000 EURO nie mają zastosowania w niniejszym postępowaniu przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych - podstawa prawna art. 4 pkt. 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2014 r. Prawo zamówień publicznych (t.j.: Dz. U. Z 2017 r. poz. 1579 z późn. zm.). W celu udzielenia zamówienia zostanie przeprowadzone w trybie zapytania ofertowego. Zapytanie ofertowe zamieszczono na stronie http://bip.um.tykocin.wrotapodlasia.pl/ w zakładce "Zapytanie ofertowe na 2019 r." znajdującej się pod adresem: http://bip.um.tykocin.wrotapodlasia.pl/24bfcd57030b184/zapytania-ofertowe-2019-r.html.

1. Nazwa i adres Zamawiającego:

Tryb i zasady udzielenia zamówienia

1. Zamawiającym jest Gmina Tykocin działająca poprzez: Urząd Miejski w Tykocinie, ul. 11 Listopada 8, 16-080 Tykocin, tel. 85 718 16 27, fax. 85 686 93 12, e-mail: sekretariat@umtykocin.pl.
2. Postępowanie prowadzone jest w języku polskim.
3. Oferty złożone po terminie nie zostaną rozpatrzone.
4. Informacje o sposobie porozumiewania się Zamawiającego z Wykonawcami oraz przekazywania oświadczeń i dokumentów, wskazanie osób uprawnionych do porozumiewania się z Wykonawcami:
5. Oświadczenia, wnioski, zawiadomienia i informacje, Zamawiający i Wykonawcy przekazują pisemnie, faksem lub drogą elektroniczną, z zastrzeżeniem pkt. 2.
6. Oferty wraz z wymaganymi dokumentami muszą być złożone w formie pisemnej.
7. Adres Zamawiającego do korespondencji, nr faksu oraz adres e-mail zawarto w pkt. I Zapytania.
8. W przypadku dokumentów lub informacji przekazanych faksem lub drogą elektroniczną każda ze Stron, na żądanie drugiej, niezwłocznie potwierdza fakt ich otrzymania.
9. Wykonawca może zwrócić się do Zamawiającego o wyjaśnienie treści zapytania. Zamawiający udzieli wyjaśnień nie później niż na 2 dni przed upływem terminu składania ofert pod warunkiem, że wniosek o wyjaśnienie treści zapytania wpłynął do Zamawiającego nie później niż do końca dnia, w którym upływa połowa wyznaczonego terminu składania ofert.
10. Treść zapytań wraz z wyjaśnieniami Zamawiający zamieści na stronie internetowej Zamawiającego – http://bip.um.tykocin.wrotapodlasia.pl/ w zakładce "Zapytanie ofertowe na 2019 r." znajdującej się pod adresem:

 http://bip.um.tykocin.wrotapodlasia.pl/24bfcd57030b184/zapytania-ofertowe-2019-r.html oraz prześle pocztą elektroniczną. Ze strony Zamawiającego osobami upoważnionymi do kontaktów   z Wykonawcami są: Wojciech Cymbalisty e-mail wojciech.cymbalisty@umtykocin.pl tel. 856869307.

III. Opis przedmiotu zamówienia

Przedmiot zamówienia obejmuje zarządzanie projektem i koordynowanie działań projektowych, średnio 25 godzin miesięcznie x 11 miesięcy, w ramach zawartej przez Zamawiającego Umowy o powierzenie grantu w ramach projektu „Kompetencje cyfrowe drogą do sukcesu” realizowanego w ramach Programu Operacyjnego Polska Cyfrowa na lata 2014-2020 Osi Priorytetowej nr III: Cyfrowe kompetencje społeczeństwa, Działania 3.1: Działania szkoleniowe na rzecz rozwoju kompetencji cyfrowych.

Główne obowiązki Wykonawcy:

• monitorowanie i nadzór nad prawidłowością realizacji danych w ramach grantu;
• nadzór nad prawidłowością wykonania budżetu, celów i wskaźników grantu oraz monitorowanie ewentualnych odchyleń;
• nadzór finansowy nad prawidłowością realizacji grantu;
• przygotowywanie i prowadzenie dokumentacji projektowej.

Łączna liczba godzin przewidziana na zarządzanie projektem i koordynowanie działań projektowych wynosi 275 godzin. Jedna godzina jest liczona jako godzina zegarowa tj. 60 minut. Wykonawca jest zobowiązany do bieżącej współpracy z Zamawiającym, polegającej m.in. na kontaktach bezpośrednich (pisemnie, telefonicznie, mailowo, osobiście w siedzibie Zamawiającego lub miejscu realizacji projektu).

Określenie przedmiotu zamówienia za pomocą kodu: 79000000-4 Usługi biznesowe: prawnicze, marketingowe, konsultingowe, rekrutacji, drukowania i zabezpieczania.

1. Warunki realizacji zamówienia:

1.Wykonawca zobowiązuje się zrealizować przedmiot umowy w nieprzekraczalnym terminie do 31.01.2020 r.

2. Rozliczenie za   przedmiot    zamówienia    odbędzie    się    w    rozliczeniu    miesięcznym,  na  podstawie  faktury VAT/rachunku oraz po podpisaniu przez Strony protokołu  zdawczo-odbiorczego  potwierdzającego wykonanie usługi. Płatność za wykonaną usługę będzie płatna przelewem na rachunek bankowy Wykonawcy w ciągu 14 dni od daty podpisania protokołu.
3. Wykonawca uwzględni w ofercie koszty zamówienia.
4. Pominięcie jakiegokolwiek elementu z dokumentacji ofertowej przy wycenie i nie ujęcie
   w cenie ofertowej nie może stanowić podstawy żądania dodatkowego wynagrodzenia
   z powyższego tytułu.
5. Ceny jednostkowe przedmiotu zamówienia nie mogą ulec podwyższeniu przez cały okres realizacji zamówienia.
6. Warunki udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków:
7. O realizację zamówienia mogą się ubiegać Wykonawcy dysponujący odpowiednim doświadczeniem do realizacji zamówienia, tj. posiadający udokumentowane doświadczenie
   w realizacji co najmniej 2 projektów współfinansowanych z funduszy Unii Europejskiej w perspektywie finansowej 2014-2020 lub zarządzania co najmniej 2 projektami współfinansowanymi z funduszy Unii Europejskiej w perspektywie finansowej 2014-2020.
8. Zamawiający uzna, że Wykonawcy spełniają warunek, o którym mowa w ust. 1, gdy złożą stosowne oświadczenie w tym zakresie oraz Załącznik nr 4 potwierdzający doświadczenie Wykonawcy.
9. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, oświadczenia oraz Załączniki nr 4 musi złożyć każdy z Wykonawców samodzielnie.
10. Ponadto o udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy nie mają powiązań kapitałowych i osobowych z Zamawiającym, na potwierdzenie czego Wykonawca winien złożyć oświadczenie wg załącznika nr 3 do Zapytania. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między beneficjentem lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu beneficjenta lub osobami wykonującymi w imieniu beneficjenta czynności związanych z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy,  a Wykonawcą, polegające w szczególności na:

• uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej,
• posiadaniu co najmniej 10 % udziałów lub akcji, o ile niższy próg nie wynika z przepisów prawa lub nie został określony przez IZ PO,
• pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika,
• pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.

5. Ocena spełniania warunków udziału w postępowaniu dokonana zostanie zgodnie z formułą „spełnia - nie spełnia”, w oparciu o informacje zawarte w wymaganych oświadczeniach oraz załącznikach.
6. W przypadku niespełnienia jakiegokolwiek warunku udziału w postępowaniu Wykonawca zostanie wykluczony z postępowania.
7. Wykaz oświadczeń i dokumentów, jakie mają dostarczyć Wykonawcy w celu potwierdzenia spełnienia warunków udziału w postępowaniu:
8. W celu wykazania spełnienia przez Wykonawców warunków udziału w postępowaniu określonych w rozdz. V niniejszego Zapytania Wykonawcy wraz z ofertą muszą złożyć:

- Załącznik nr 1 – Wzór formularza oferty
- Załącznik nr 2 - Oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu
- Załącznik nr 3 - Oświadczenie o braku powiązań  z Zamawiającym

- Załącznik nr 4 – Doświadczenie Wykonawcy

- Aktualny odpis z właściwego rejestru lub centralnej ewidencji informacji o działalności gospodarczej

2. Jeżeli Wykonawca nie złoży wymaganych oświadczeń oraz dokumentu potwierdzającego doświadczenie, co powodowałoby brak możliwości wybrania oferty najkorzystniejszej złożonej przez Wykonawcę, Zamawiający może wezwać Wykonawcę do uzupełnienia dokumentów lub wyjaśnienia treści oferty.

VII. Termin związania ofertą:

1. Wykonawca jest związany ofertą przez okres 30 dni.
2. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert.

VIII. Opis sposobu przygotowywania ofert:

1. Ofertę należy sporządzić w jednym egzemplarzu, w języku polskim, na druku formularza ofertowego lub według wzoru tego druku, stanowiącego Załącznik nr 1 do Zapytania, poprzez jego odpowiednie wypełnienie.
2. Treść oferty musi odpowiadać wymaganiom określonym w Zapytaniu.
3. Ofertę należy sporządzić w formie pisemnej.
4. Do oferty należy załączyć dokumenty, o których mowa w pkt. VI Zapytania.
5. Oferta, w miejscu określonym przez Zamawiającego – musi być opatrzone podpisem osoby uprawnionej do reprezentowania Wykonawcy (zaleca się opatrzenie podpisu pieczęcią imienną).
6. Do oferty należy załączyć aktualny odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej i, jeżeli uprawnienie osoby podpisującej ofertę do reprezentowania Wykonawcy nie wynika bezpośrednio z tego odpisu, dokument potwierdzający uprawnienie do reprezentowania Wykonawcy.
7. Dokumenty składane wraz z ofertą mogą być oryginałami albo kopiami poświadczonymi za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę (osobę uprawnioną).
8. W przypadku wspólnego ubiegania się o udzielenie zamówienia Wykonawców występujących wspólnie (dotyczy również spółki cywilnej), do oferty należy dołączyć pełnomocnictwa do reprezentowania w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego (oryginał lub poświadczona notarialnie kopia).
9. Dokumenty sporządzone w języku obcym muszą być złożone wraz z tłumaczeniem na język polski.
10. Miejsce oraz termin składania ofert:
11. Ofertę należy złożyć:

- osobiście w siedzibie Zamawiającego, tj.: Urząd Miejski w Tykocinie, ul. 11 Listopada 8, 16-080 Tykocin

 lub

- listownie pod ww. adres lub

-  e-mailem na adres sekretariat@umtykocin.pl

2. Termin złożenia oferty. Ofertę należy złożyć do dnia 2 maja 2019 roku. r. do godz. 14:00 (data i godz. wpływu). Oferty, które wpłyną po tym terminie nie będą rozpatrywane.
3. Oferty składane w siedzibie Zamawiającego powinny znajdować się w zamkniętym
   i nieprzezroczystym opakowaniu zaadresowanym do Zamawiającego z dopiskiem „Oferta na realizację usługi pn. „Zarządzanie projektem””. Poza oznaczeniami podanymi wyżej koperta zewnętrzna powinna posiadać nazwę i adres Wykonawcy.
4. Opis sposobu obliczenia ceny:
5. Cenę oferty należy podać jako cenę ryczałtową w wartości brutto w złotych polskich.
6. Cena oferty musi obejmować wszystkie koszty realizacji przedmiotu zamówienia określone w niniejszym Zapytaniu oraz wykonanie wszystkich usługi czynności świadczonych na warunkach określonych w ofercie oraz inne koszty, które Wykonawca będzie musiał ponieść w celu należytego wykonania przedmiotu zamówienia.
7. Zamawiający może zwrócić się o udzielenie wyjaśnień, w tym o złożenie dowodów, dotyczących elementów oferty mających wpływ na wysokość ceny, jeżeli zaoferowana cena oferty lub jej istotne części składowe wydawać się będą rażąco niskie w stosunku do przedmiotu zamówienia i budzić będą wątpliwości Zamawiającego co do możliwości wykonania przedmiotu zamówienia zgodnie z wymaganiami określonymi przez Zamawiającego lub wynikającymi z odrębnych przepisów.
8. Obowiązek wykazania, że oferta nie zawiera rażąco niskiej ceny spoczywać będzie na Wykonawcy.
9. Zamawiający poprawi w treści oferty następujące omyłki:
10. a) oczywiste omyłki pisarskie,
11. b) oczywiste omyłki rachunkowe, z uwzględnieniem konsekwencji rachunkowych dokonanych poprawek,
12. c) inne omyłki polegające na niezgodności oferty z Zapytaniem, niepowodujące istotnych zmian w treści oferty, niezwłocznie zawiadamiając o tym Wykonawcę, którego oferta została poprawiona.
13. Kryteria oceny i opis sposobu przyznawania punktacji:

1) Zamawiający dokona oceny ważnych ofert na podstawie następujących kryteriów:

Cena: 100 %

Ilość punktów dla każdej oferty w kryterium „Cena” zostanie wyliczona wg poniższego wzoru:
        C min.

C= ---------------- x 100 % gdzie: 1 % - 1 punkt

         C o

gdzie:
C - ilość punktów oferty ocenianej

C min. - cena minimalna spośród wszystkich ofert niepodlegających odrzuceniu

C o - cena oferty ocenianej

2. Jeżeli zostały złożone oferty o takiej samej cenie. Zamawiający wezwie Wykonawców, którzy złożyli te oferty, do złożenia w terminie określonym przez Zamawiającego ofert dodatkowych.
   3. Wykonawcy składający oferty dodatkowe nie mogą zaoferować cen wyższych niż zaoferowane w złożonych ofertach.
3. Zamawiający może nie rozstrzygnąć postępowania, lub zmniejszyć zakres zamówienia jeżeli cena oferty uznanej za najkorzystniejszą, przewyższy kwotę jaką Zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia.
4. Zamawiający przyjmie do oceny podaną przez Wykonawcę cenę brutto w złotych.
5. Zamawiający zastosuje zaokrąglenie wyników do dwóch miejsc po przecinku.
6. Ocena punktowa będzie dotyczyć wyłącznie ofert uznanych za ważne i niepodlegających odrzuceniu.

XII. Zamawiający odrzuci ofertę w przypadku gdy:

1. Jest niezgodna z wymaganiami określonymi w Zapytaniu.
2. Jej złożenie stanowi czyn nieuczciwej konkurencji w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji.
3. Zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia.
4. Zawiera omyłki rachunkowe w obliczeniu ceny, których nie można poprawić na zasadzie oczywistych omyłek rachunkowych bądź błędów rachunkowych.
5. Została złożona po wyznaczonym terminie lub/i w niewłaściwym miejscu.
6. Wykonawca został wykluczony, ponieważ nie spełnia warunków udziału w postępowaniu określonych w pkt. V Zapytania.

XIII. Informacje o formalnościach, jakie powinny zostać dopełnione po wyborze oferty     w celu zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego:

1. Zamawiający podpisze umowę z Wykonawcą, który przedłoży najkorzystniejszą ofertę z punktu widzenia kryteriów przyjętych w Zapytaniu.
2. Najpóźniej w dniu popisania umowy, Wykonawca, który złożył ofertę wspólną, przedłoży kopię umowy lub inny dokument potwierdzający zawarcie konsorcjum/spółki cywilnej, podpisaną przez wszystkich partnerów, przy czym termin, na jaki została zawarta umowa konsorcjum, nie może być krótszy niż termin realizacji zamówienia.
3. O miejscu i terminie podpisania umowy zamawiający powiadomi Wykonawcę pisemnie (fax, e-mail) bądź telefonicznie. Jeżeli Wykonawca, którego oferta została wybrana, uchyla się od zawarcia umowy, Zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert, bez przeprowadzenia ich ponownego badania i oceny, chyba że zachodzą przesłanki unieważnienia postępowania.
4. Umowa zostanie zawarta z uwzględnieniem postanowień wynikających z treści Zapytania i danych zawartych w ofercie.
5. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia przedmiotowego postępowania na każdym jego etapie, bez podania przyczyny.

6.Wynik postępowania zostanie ogłoszony na stronie internetowej pod adresem: http://bip.um.tykocin.wrotapodlasia.pl/24bfcd57030b184/zapytania-ofertowe-2019-r.html.

XIV. Klauzula informacyjna z art. 13 RODO

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679     z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, informuję, że:

1) administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Mariusz Dudziński, ul. 11 Listopada 8, 16-080 Tykocin, tel. 85 718 16 27, fax 85 686 93 12, adres email: burmistrz@umtykocin.pl;

2) inspektorem ochrony danych osobowych w Urzędzie Miejskim w Tykocinie  jest Jarosław Rudawski, adres email: iod@umtykocin.pl.

3) Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z zapytaniem na realizację zadania zgodnie z Umową o powierzenie grantu w ramach Programu Operacyjnego Polska Cyfrowa na lata 2014 – 2020, Oś priorytetowa III: Cyfrowe kompetencje społeczeństwa, Działanie 3.1: Działania szkoleniowe na rzecz rozwoju kompetencji cyfrowych, dotycząca realizacji projektu grantowego pn. „Kompetencje cyfrowe drogą do sukcesu”;

4) odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja zapytania;

5) Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane przez okres przewidziany w przepisach dotyczących przechowywania i archiwizacji dokumentacji;

6 w odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO;

7) posiada Pani/Pan:

- na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;

- na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych;

- na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO (prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego);

- prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;

8) nie przysługuje Pani/Panu:

- w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;

- prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO; na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.Załączniki:

1. Załącznik nr 1 – Wzór formularza oferty
2. Załącznik nr 2 - Oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu
3. Załącznik nr 3 - Oświadczenie o braku powiązań z Zamawiającym
4. Załącznik nr 4 – Doświadczenie Wykonawcy
5. Załącznik nr 5 – Umowa (projekt)

Burmistrz Tykocina

Mariusz Dudziński