ZAPYTANIE OFERTOWE

znak: RNZ. 271.1.25.2022.IS z dnia 10 października 2022 r.

zaproszenie do złożenia oferty na realizację zadania pod nazwą:

ZAKUP I DOSTAWA WĘGLA OPAŁOWEGO DO OBIEKTÓW NA TERENIE GMINY TYKOCIN W SEZONIE GRZEWCZYM 2022/2023.

1. Zamawiający:

Gmina Tykocin

1. 11 Listopada 8, 16-080 Tykocin

Tel.: 85 718 16 27

NIP: 9661773554

Godziny pracy: od poniedziałku do piątku, 7:30 – 15:30
e-mail do korespondencji: sekretariat@umtykocin.pl
skrzynka ePuap : /UM_Tykocin/skrytka
www: http://bip.um.tykocin.wrotapodlasia.pl

1. Tryb udzielenia zamówienia. Ze względu na wartość zamówienia nieprzekraczającą kwoty 130 000 zł w postępowaniu nie mają zastosowania przepisy ustawy z dnia 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2022 r. poz. 1710 ze zm.), zwanej dalej pzp. Podstawa prawna: art. 2 ust. 1 pkt 1 ww. ustawy pzp. Postępowanie prowadzone jest w formie zapytania ofertowego.

III. Przedmiotem zamówienia jest zakup i dostawa węgla - kostka do obiektów zlokalizowanych na terenie gm. Tykocin w sezonie grzewczym 2022/2023.

1. Przedmiot zamówienia obejmuje w szczególności:

Węgiel kostka (wartość opałowa min. 26000 KJ., popiół do 9%, siarka do 0,4%, wilgotność do 15%) – w ilości około 32 ton – Zamawiający informuje, iż z powodu małego miejsca do przechowywania węgla konieczne będzie comiesięczne, sukcesywne zamawianie węgla kostka w ilości około 4 ton 

Miejsce dostawy – Budynek Ochotniczej Straży Pożarnej w Tykocinie ul. Choroszczańska 4,

16-080 Tykocin  (możliwa comiesięczna dostawa) oraz budynek komunalny przy ul. Kochanowskiego 1,

16-080 Tykocin (dostawa jednorazowa – ilość około 2,0 tony węgla kostki) 

Przewidywana ilość węgla jest ilością szacunkową na podstawie zużycia z lat ubiegłych. Zamawiający zastrzega sobie możliwość dokonania zakupu mniejszej lub większej ilości węgla w stosunku do ilości podanej w zamówieniu. Ewentualne zmiany ilościowe mogą być uzależnione w szczególności od warunków atmosferycznych panujących w sezonie grzewczym. W takim przypadku Wykonawcy nie przysługuje wobec Zamawiającego roszczenia odszkodowawcze.

Dostawy będą realizowane partiami, a częstotliwość pojedynczych dostaw wynikać będzie z każdorazowego zgłoszenia przez Zamawiającego.

Koszt dostawy oraz rozładunku węgla pokryje Wykonawca.

Zamawiający jednorazowo może wymagać dostawy węgla w ilości 1,5-10 ton.

Dostawy węgla do kotłowni winny odbywać się w godzinach 7³⁰-14⁰⁰ w dni robocze, w terminie nie dłuższym niż 48 godz. od momentu złożenia przez Zamawiającego zapotrzebowania na węgiel na wskazany  przez Wykonawcę numer telefonu lub adres mailowy oraz w terminie 24 godzin w sytuacji, którą Zamawiający przedstawi w zamówieniu jako awaryjną. Zamawiający będzie składał zamówienia na dostawę paliw opałowych w dni robocze w godz. od 7³⁰ do godz. 15³⁰.

Zamawiający wymaga ważenia każdej partii węgla na zalegalizowanej wadze Zamawiającego przy                   ul. Holendry 27 w Tykocinie, zgodnie zał. nr 2 (wzór umowy).

Wykonawca będzie obowiązany do przedstawienia dokumentów i świadectw jakościowych węgla na każde życzenie Zamawiającego. Przy każdej dostawie możliwa jest kontrola jakości dostarczonego paliwa opałowego. W przypadku stwierdzenia dostarczenia paliw opałowych niezgodnych jakościowo z parametrami zamówienia Wykonawca pokryje wszystkie koszty powstałe z powodu złej jakości dostarczonych paliw opałowych oraz koszty badania towaru.

Wyroby węglowe będące przedmiotem zapytania ofertowego tj. węgiel kostka podlega zwolnieniu z podatku akcyzowego zgodnie z art. 31a ust. 1 pkt. 3 ustawy z dnia 6 grudnia 2008 r. o podatku akcyzowym (Dz.U. z  2022 poz. 143).

Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych.

1. Opis sposobu przygotowania oferty
2. Oferta powinna być napisana w języku polskim i sporządzona na formularzu stanowiącym zał. Nr 1.

- opatrzona pieczątka firmową

- posiadać datę sporządzenia

- zawierać adres oferenta, adres mailowy, numer telefonu

- podpisana przez oferenta

1. Termin płatności:

W terminie 21 dni od daty prawidłowo wystawionej faktury.

1. Warunki udziału w postępowaniu:

O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunki, dotyczące:

1. a) posiadania uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania.
2. b) posiadania wiedzy i doświadczenia.
3. c) dysponowania odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia.

Opis sposobu dokonywania oceny spełniania powyższych warunków: Zamawiający uzna, że Wykonawca spełnia powyższe warunki na podstawie oświadczeń zawartych w formularzu ofertowym będącym załącznikiem nr 1 do zapytania. 

VII. Wykaz dokumentów, jakie mają dostarczyć wykonawcy w celu złożenia oferty i potwierdzenia spełnienia warunków udziału w postępowaniu:

• formularz ofertowy – według załącznika nr 1,
• Oświadczenie Wykonawcy – według załącznika nr 3,
• pełnomocnictwo (jeżeli dotyczy).

VIII. Oceny ofert

1. Zamawiający dokona oceny ofert na podstawie następujących kryteriów oceny ofert:

• Cena za całość zamówienia 100%

Za najkorzystniejsza zostanie uznana oferta, która ma najniższą cenę za całość zamówienia. Oferta powinna zawierać cenę brutto za wykonanie  całego zamówienia.

• Cena oferty uwzględnia wszystkie zobowiązania, musi być podana w PLN cyfrowo i słownie i obowiązkowo uwzględnia stawkę podatku VAT.

1. Termin realizacji dostawy zamówienia:

Termin wykonania zamówienia określa się jako nie dłuższy niż 48 godzin od momentu złożenia przez Zamawiającego zapotrzebowania na węgiel na wskazany  przez Wykonawcę numer telefonu lub adres mailowy oraz w terminie 24 godzin w sytuacji, którą Zamawiający przedstawi w zamówieniu jako awaryjną.

1. Miejsce i termin składania ofert:

Ofertę wykonawcy wraz z załącznikami należy wysłać na adres mailowy: sekretariat@umtykocin.pl w nieprzekraczalnym terminie do 17 października 2022 r. do godz. 10:00.

Ofertę można złożyć w formie skanu lub dokumentu opatrzonego podpisem kwalifikowanym.

W temacie wiadomości e-mail należy wpisać: Oferta na zakup i dostawę węgla kostka do obiektów zlokalizowanych na terenie gm. Tykocin w sezonie grzewczym 2022/2023. Postępowanie znak RNZ. 271.1.25.2022.IS.

1. Osoby uprawnione do kontaktów z wykonawcami i udzielania wyjaśnień:

w zakresie proceduralnym Pani Iwona Sokół –  tel.: 85 686 93 11,

w zakresie merytorycznym Pan Marek Kniżewski– tel.: 85 686 93 27.

XII. Informacje dodatkowe:

• Zamawiający zastrzega prawo do wezwania wykonawców do wyjaśnienia / uzupełnienia treści złożonych ofert.
• Wszelkie ceny podane w ofercie i innych dokumentach sporządzanych przez Wykonawcę, przyszłe rozliczenia muszą być wyrażone w złotych polskich.
• Jeżeli wykonawca, którego oferta została wybrana uchyli się od zawarcia umowy, zamawiający dokona wyboru kolejnej oferty najkorzystniejszej spośród złożonych ofert.
• Zamawiający zastrzega sobie prawo unieważnienia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na każdym etapie jego przeprowadzania bez podania przyczyny.

Załączniki:

Zał. Nr 1 - Formularz ofertowy

Zał. Nr 2 - Projekt umowy wraz z załącznikami

Zał. Nr 3 – Oświadczenie wykonawcy

Zał. Nr 4 – Protokół ważenia i odbioru węgla

Sporządziła: Iwona Sokół dnia 10.10.2022 r.

Podpisano przez: Mariusz Dudziński
Burmistrz Tykocina

KLAUZULA INFORMACYJNA

z art. 13 RODO do zastosowania przez zamawiających w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego

1. Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o danych) (Dz. U. UE L119 z dnia 4 maja 2016 r., str. 1; zwanym dalej „RODO”) informujemy, że:
2. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Gmina Tykocin, ul. 11 listopada 8, 16-080 Tykocin;
3. Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym można się kontaktować pod adresem e-mail: iod@umtykocin.pl.
4. Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym
   z przedmiotowym postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego, prowadzonym w trybie przetargu nieograniczonego.
5. Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępnione będą dane osobowe na mocy przepisów prawa. Dodatkowo Pani/Pana dane mogą być udostępnione podmiotom współpracującym z administratorem, świadczącym obsługę prawną, organizacyjną oraz innym podmiotom z którymi administrator podpisze umowę powierzenia.
6. Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy;
7. Obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym.
8. W odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosownie do art. 22 RODO.
9. Pani/Pana dane nie będą przekazywane do państw trzecich ani organizacji międzynarodowych.
10. Posiada Pani/Pan:
11. na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących
    (w przypadku, gdy skorzystanie z tego prawa wymagałoby po stronie administratora niewspółmiernie dużego wysiłku może zostać Pani/Pan zobowiązana do wskazania dodatkowych informacji mających na celu sprecyzowanie żądania, w szczególności podania nazwy lub daty postępowania o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursu albo sprecyzowanie nazwy lub daty zakończonego postępowania o udzielenie zamówienia);
12. na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych (skorzystanie
    z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego oraz nie może naruszać integralności protokołu wyboru.
13. na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem okresu trwania postępowania o udzielenie zamówienia publicznego oraz przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO (prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego);
14. Nie przysługuje Pani/Panu:
15. w związku z art. 17 RODO prawo do usunięcia danych osobowych;
16. prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;
17. na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO;
18. Przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego na niezgodne z RODO przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych przez administratora. Organem właściwym dla przedmiotowej skargi jest Urząd Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.